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2018.11.20

働き方の異なる現場とバックオフィスをUniposがつないでくれた

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プランニングやキャンペーン、イベントなどをワンストップで手がけるPR会社・株式会社サニーサイドアップ。仕事柄、コミュニケーションが不足しがちな現場とバックオフィスをつなぎ、見えにくかった社員同士の関わりを可視化したのがUniposでした。現場とバックオフィスの分断に悩む人事の方必見の運用方法をご紹介します。お話を伺ったのは、グループ管理本部・人事部部長の平田様、人事部の中川様、田中様です。

案件の高度化に伴って部署間の密な連携が必須となった

――Unipos導入のきっかけを教えていただけますか。

田中:弊社はPR会社として多くの企業様のPRを担当しています。最近は案件が高度化しており、PRだけでなくプロモーション、プランニングなど多彩なサービスをワンストップでご提供する機会が増えました。そうしたなかで欠かせないのが部署間の連携です。お客様にとってベストがどこにあるのかを探すためには社内の密なコミュニケーションが必須です。

一方で、ここ2~3年で社員数が急増し、現在は約200名にまで増えています。以前は異なる部署でも知っている人ばかりだったのですが、最近は隣の部署でもよく知らない人も増えており、コミュニケーションに課題があると感じていました。

平田:PRという仕事柄、外出も多いですし、イベントともなると土日に出勤して平日に振り替えることも珍しくありません。仕事はチームで進めますが、一人で動くケースも多々あります。逆にバックオフィス業務は外出が少なく土日休みです。同じ会社ですが、働き方は本当に多彩です。そうした状況では、うまく社員同士の交流の機会を作るようにしなければコミュニケーションが希薄化してしまいます。

中川:飲み会を開いたり、会社の部活動で交流したりとコミュニケーションの場自体はあります。ただ、どうしても仲の良い特定の人に偏りがちで、よく知らない部署のことは結局わからないままになってしまいます。他の人がどんな仕事をしているのか、どんな人がいるのかを把握できないと、部署間の連携がとれるはずもありません。

平田:年に2回、優秀な成績を収めた社員を表彰する制度はありますが、逆にいうと他の人が何をしているのかを知る機会はそこくらいしかありませんでした。また、表彰されるのはやはり大きなプロジェクトの成功といった目立つ案件なので、バックオフィスなどの縁の下の力持ち的な人にはスポットライトが当たりません

そういった状況から、もっとオープンなコミュニケーションの場の必要性を感じたことがUnipos導入のきっかけです。

――他にも交流や情報共有のツールはあると思いますが、どうしてUniposを選ばれたのでしょう。

平田:ナレッジ共有システムなども使用しましたが、そういったツールはどうしてもハードルが高いです。何かナレッジとして活用できるものじゃないと投稿できないという意識が働いてしまいますからね。

田中:もっとカジュアルな感じで使えるコミュニケーションツールが必要でした。その点、Uniposはまさにちょうど良いと感じました。

――導入時の社内の反響はいかがでしたか。

平田:最初はプロモーション部に限定してプレ導入を行いました。一部、「こういうツールを入れないと感謝って伝えられないものですか?」という疑問の声もあったのですが、概ねポジティブな反応でした。「ありがとうと言われると嬉しい」とか、「モチベーションアップにつながる」といった声が多数上がったことで、アルバイトを含め全社導入を決めたのです。

 

社員のモチベーションアップや関係性の可視化につながった

――導入の成果はいかがでしょうか。

平田:まさに想定していた効果が出ています。バックオフィスに感謝を伝える機会が増えたことで社員のモチベーションアップにつながりました。また、社員同士のつながりや日々の「ありがとう」が可視化されるようにもなりました。

たとえば弊社にはとても優秀な経理がいて、皆その人に感謝しているのですが、業務の内容的にどうしても他の人にそのことが伝わりにくいのです。Uniposを導入したことで、その人が多くの社員から感謝されているということが第三者にも見えるようになったのです。これはUniposならではの効果だと感じています。

田中:たしかにUnipos導入から、社内のつながりや関係性がクリアになったと思います。この人とこの人は仲が良かったんだとか、この部署とこの部署は関わりが強かったのかとか。

中川:大人しいと思っていた人がUniposでは積極的だったりと、知らなかった一面が見えるのもUniposの良いところですね。

――投稿について何かルールは設けられていますか?

中川:何を投稿しても構わないことにしています。業務だけでなく、プライベートなことでもOKです。たとえば週末に部活動の野球大会でホームランを打った人に送るとか。そういう投稿を見ていると、次に会ったときに声をかける話題作りにもなるんですよ。Uniposを見ているだけで社内のポジティブなニュースを知ることができます。

Uniposで見えてきた情報を組織設計にも活用したい

――御社ならではの使い方があれば教えてください。

平田:弊社では「サニーウェイ」という会社のバリューを決めているのですが、それをハッシュタグにして投稿することが増えています。特徴的なのが、「ありがとうと言おう」という項目。Uniposのコンセプトと合致していて、サニーウェイを浸透させるのにぴったりのツールだと再認識しました。

田中:サニーウェイ以外のハッシュタグについてはお遊び系も多いですね。思わず笑ってしまう身内ネタをタグ化して投稿をより面白くしようとする人がいます(笑)。SNSのハッシュタグ文化とちょっと共通しているかもしれませんね。

平田:伝えたいことをハッシュタグで分けて入れる人もいますね。経理に対して、「今月も締めていただいてありがとうございます」という投稿に、「#いつも滑り込み」「#申請が残ってる。ごめんなさい」とか(笑)。

中川:本文よりハッシュタグの方が長かったり、ハッシュタグしか書いていなかったりして、そっちが言いたかったのかなってこともありますよね(笑)。

田中:ハッシュタグで遊ぶ文化は弊社らしいのかもしれませんね。

――理想のコミュニケーションのあり方や、それに向けての今後の展望などを教えてください。

平田:まだUniposを使っていない人もいるので、もっと利用者を増やして良さを実感してほしいですね。Uniposの浸透はサニーウェイの浸透にも紐付いているので、今後は別の施策ともからめながらさらに広めていきたいです。

また、人事的な観点でいうと、Uniposで見えてきた部分を組織設計にもつなげていきたいと考えています。コミュニケーションが活性化している部署とそうでない部署、活性化している人とそうでない人が、業績とどう関連性があるのか。そういった点を定量的に見ていくことで、今まで数値化や可視化が難しかった部分が明らかになるのではないかと期待しています。