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2019.06.04

業務効率化により失われていた部署間コミュニケーションを活性化

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弁護士を探すためのナビメディアをはじめ、浮気調査、人探し、転職エージェント探しなど様々なバーティカルメディアを運営する株式会社アシロ。急速な業務効率化を進めた結果、部署・チーム間でのコミュニケーションに課題が生まれたといいます。そこで導入を検討したのがピアボーナス。比較検討の結果、選んだのはUniposでした。その理由と浸透施策、そして導入の効果について管理部 財務・経企チームリーダーの鎌田拓二様に伺いました。

業務効率化により個人で完結できる業務が増え、結果的にコミュニケーション不足が加速

――Unipos導入前に抱えていた組織課題は何だったのでしょう。

鎌田:当社では分野特化型のメディアを複数運営しており、広告コンテンツの販売事業をおこなっています。コンテンツの制作はマーケティング部が、販売は営業部が担当しておりますので、部署内はもちろん部署間の連携も欠かせません。ただ、社員数が増えたことで営業とマーケティングのフロアを別にしていた時期があり、その頃からコミュニケーションが不足していると感じていました。

――コミュニケーション不足を実感するような出来事はありましたか。

鎌田:営業が拾い上げてきたお客様の声がマーケティング部に届いていないことが増えていました。また、飲み会の席でも「○○さんって、どんな仕事をしているの?」といった話題が出るようになっていましたね。

――フロアを分けたこと以外にもコミュニケーション不足につながるような要因はありましたか。

鎌田:ウェブメディアの制作という業務ならではかもしれませんが、当社では以前から業務効率化を進めており、その結果、マーケティング部のコンテンツ制作業務の多くが個人で完結できるようになったのです。

マーケティング部といっても職種は多様で、5つあるチームをまとめる5人のディレクターの他、各チームにライターやデザイナーなどが所属しています。部署、チーム、職種が細分化されているため、コミュニケーションを取らないと他の人が何をしているのかもわからない状態になってしまいます。業務効率化施策そのものは成功しましたが、コミュニケーション面では課題が残りました。

類似サービスではなくUniposを選んだ決め手は、超シンプルなインターフェースと幅広い世代に受け入れられている実績

――Unipos以外に何かコミュニケーション活性化施策はおこなわれたのでしょうか。

鎌田:まず、コミュニケーションツールをChatWorkに変更しました。また、部活動の発足も行いました。一方でうまくいかなかった施策もあります。ランチ会によりコミュニケーションを図るという試みも何度かおこないましたが、これは定着しませんでした。飲み会費用補助などの案も出ましたが、実施はされませんでした。

――そうしたなかで、なぜUniposを導入されたのでしょうか。

鎌田:コミュニケーションを活性化するためのミーティングで私がUniposを提案しました。私はもともとメルカリさんを尊敬していまして、そのメルカリさんがUniposを使われていたことは大きかったです。

――その他のピアボーナスツールは検討されましたか。

鎌田:私自身は申し上げたようにUnipos推しだったのですが、類似サービスは一応比較検討し、コンペも実施しました。その結果、やはりUniposが良いということになったのです。その際、Uniposの良い点として挙がったのは誰もが簡単に使える超シンプルなインターフェースです。さらにウェブサイトの導入事例を拝読し、幅広い世代に受け入れられそうなサービスだと感じたこともポイントでした。

“まず受け入れる”社風と手厚い浸透施策で導入はスムーズに進んだ

――Uniposに対する社内の皆さんの反響はいかがでしたか。

鎌田:好意的な反応が多かったですね。当社の社風として、意見やアイデアをまずは受け入れようというスタンスがあります。誰かが何かを提案したとき、「いや」ではなくまずは「確かに」で返すのです。そうした社風もあって、提案はスムーズに通りました。また、導入時には説明会を2~3回に分けて実施したのですが、ここでも特に否定的な意見は出ませんでしたね。一応、反対意見というわけではないですが、「費用対効果はちゃんと見よう」という意見はありました。ですから、費用対効果について撤退ラインを設けて運用することにしました。

――鎌田さんは導入に対する懸念をお持ちでしたか。

鎌田:導入時に好意的な反応が多かったとはいえ、実際に導入してみたら誰も使ってくれないかも……という不安はありましたね。

――その懸念をどう払拭されていったのでしょう。

鎌田:Uniposに慣れるための施策として、初回の投稿を導入説明会で強制的にやってもらいました。また、私ともう一人のメンバーが旗振り役になり、「アイチップ(※)推進委員会」を立ち上げました。導入時の熱狂が終わったあともUniposを使ってもらうためにはどうすればいいかを考えた結果、毎週月曜日にUniposの投稿を表彰する機会を設けることにしました。

※アシロ様ではUniposをアイチップの名称でお使いいただいています

――表彰といいますと。

鎌田:前週で投稿が最多だった社員、Uniposをもっとも多く受け取った社員、そしてアイチップ推進委員会の独断で選んだ良い投稿をした社員を表彰することで、Uniposの利用を促進する試みです。こうした施策の効果もあり、Uniposは着実に定着していきました。

部署・チーム間のコミュニケーション量が大幅に増加し、普段スポットの当たらない若手社員の仕事ぶりが見える化された

――導入の結果、組織課題は解決しましたか。

鎌田:コミュニケーションの総量は確実に増えたと実感しています。また、課題だった部署間のコミュニケーションも改善されました。お客様の声を届けてくれる営業部にマーケティング部の社員が感謝したり、逆にお客様の意図を汲み取って適切にコンテンツを制作してくれるマーケティングに営業部が感謝したり。こうした部署間コミュニケーションはUniposを導入したからこそ生まれ、可視化されたものです。

――その他、Uniposではどのような投稿がありますか。

鎌田:数字に責任を持っているのは各チームのディレクターなので、表彰ではディクレターにスポットが当たることが多いです。そんななか、ディレクターのもとで記事を作成しているライターにスポットを当てる投稿も多く見られるようになっています。

私自身もなるべく若手社員に向けて送るようにしています。部署によっては、若いレイヤーの方に多くスポットが当たることは多くないと思います。でも、そういった若手のがんばりも皆に知ってほしい。そんな思いでUniposを送っています。ですから、単に感謝を伝えるだけでなく、なるべく内容を詳細に書くように心がけています。

――今回のUnipos導入を推進された立場として、鎌田様が得たものはありますか。

鎌田:もともと社内にあった「まずは相手を受け入れよう」という風土をさらに強く実感することができました。また、自然と相手の良いところに目を向けることができるようになり、人生が豊かになったと感じています。

現在、当社ではフロアを再び一つにすることでコミュニケーションロスがさらに改善されています。それにより、Uniposの役割も少しずつ変わっていると感じています。これまでは部署間やチーム内外のコミュニケーション活性化が主な目的でしたが、今後はより「認める」「褒める」ことによるモチベーションアップという効果を期待したいと思います。