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2021.07.07

経営層が気づいていなかった社内の連携が明らかに – Uniposで得られた意外な経営効果とは

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税務や会計、人事など、経営の悩みを解消する「経営のよろず相談屋」として事業をおこなっている佐々木総研。コロナ禍で社内の様子が見えづらくなり、心理的安全性に懸念を感じたことから、同社は2020年9月よりUniposを導入しました。その結果、今まで見えていなかった社員同士のつながりや助け合いが可視化されただけでなく、拠点や年代、立場を越えたコミュニケーションが活性化。さらに、以前は難しかった「お客さまの声を社内に広く周知し、社員をモチベートする」ことが可能になるなど、多くの効果が生まれたといいます。

Uniposをスムーズに導入できたポイントや、社内に浸透させる工夫などについて、グループ代表の佐々木大 氏、総務課 河内美穂 氏にお聞きしました。

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  • 導入前の課題感:部署間の分断に対する心理的安全性の低下/リモートワークで社内が見えづらくなっていた
  • 活用方法   :Zoomでは難しいウェットなコミュニケーションの場として活用
  • 運用のポイント:使用を強制せず、社員の自由意志で楽しんでもらう
  • 導入後の効果 :
    ・懸念していた部署間の分断が杞憂だったことに気づけた
    ・拠点や立場、世代を越えたコミュニケーションが活性化
    ・Uniposがお客さまの声を広く周知する場になり、社員のモチベーションアップにつながった
    ・社員同士のつながりや貢献が可視化されたことで、マネジメントにも有効活用できている

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“周りに頼りにくい”心理的安全性への課題とリモートワークにより社内が見えなくなることの懸念

――Uniposを導入するきっかけとなった組織課題は何だったのでしょう。

佐々木:課題は2つありました。1つ目は当社の事業の特徴によるものです。当社は創業49年の経営コンサルティング会社で、税務や会計、人事など、経営の悩みを解消する「経営のよろず相談屋」として事業をおこなっています。税理士や社会保険労務士など様々な専門家が在籍しており、各分野の専門家同士が連携してお客さまの経営のお悩みに対応しています。

もし、担当者がお客さまから自分の専門外のご相談を受けたら、本来はその分野が得意な者に相談するべきです。ところが、担当者は専門家であるがゆえに「知らない」と言いにくいプレッシャーもあるのか、専門外のご相談でもなるべく自分で対応しようとするケースが少なくありませんでした。

決して社員同士の仲が悪いわけではありませんが、「知らないことを『知らない』と言いにくい」という意味では社内の心理的安全性に課題があったのだと思います。

もう1つの課題は、コロナ禍でリモートワークを導入したことです。感染状況に応じて変わりますが、現在は概ね社員の8割以上がリモートワークで働いており、全員がオフィスにそろうことはまずありません。リアルに1年半以上顔を合わせていないという社員もいる状況になってきました。そのせいで、同じオフィスにいれば何となく見えていたメンバーの活躍や貢献が見えにくくなり、社内で分断が起きることを懸念したのです。

この2つの課題を解決するためのソリューションとしてUniposの導入を決めました。

――Unipos以外の施策は検討されましたか。

佐々木:特に珍しい施策ではないと思いますが、Zoomを活用しました。たとえばコロナ前に実施していた朝会や、月1の全体会議、1on1、週1回のコンディションチェック面談など、対面できなくなった分、Zoomでコミュニケーションを多くとるようにしました。

ただ、Zoomでは事務的なやりとりはできても、雑談やちょっとした感謝を伝える場にはなり得ませんでした。そこで注目したのが、対面のよさであるウェットなコミュニケーションを実現できるUniposだったのです。

決め手は「気軽に楽しく使えそうなインターフェース」と「ポイントを送りたくなる仕組み」

――Unipos以外のソリューションは検討されましたか。

佐々木:別のピアボーナスサービスや、グループウェアに付属する同様の機能などを比較検討しました。その結果、Uniposは2つの点で優れていると感じました。

まず、インターフェースです。堅苦しくなく、気軽に楽しく使えそうなところが気に入りました。そして、インフレを起こさない仕組みが実装されていることです。Uniposは送れるポイントの上限が週に400ポイントと決まっています。使い切らないと翌週には消えてしまい、繰り越されません。もし、この仕組みがなければ、どんどんポイントが積み上がってしまい、10000ポイントたまってしまうなんてこともあるかもしれません。こういった設計がしっかりと考えられているのがUniposのよさだと思いました。

全社導入前にメンバーを絞ってスモールスタート

――どのように社内への導入を進めていかれたのでしょうか。

河内:社内への導入は、私を含む導入推進チームと現場浸透チームをつくって進めていきました。現場浸透チームには、全体導入の前に1ヶ月間Uniposを使ってもらって使い方などを把握もらいました。その後、全社導入にあたっては、私が全社に向けてUniposの導入の背景などを説明しました。そのとき言葉足らずだった部分などは現場浸透チームのメンバーが補足してくれたので助かりました。

――Unipos導入の理由をどのように説明されたのでしょうか。

河内:次のように説明しました。

「全体会議で名前が挙がり称賛されるのは、案件のメイン担当者だけです。たとえば税務案件なら担当税理士だけが称賛されがちです。でも、担当者以外にも年齢や部署に関係なくたくさんのメンバーが関わっていて、日頃の積み重ねで契約が取れています。Uniposでそういったメンバーの貢献を可視化しましょう」

それまで、仕事で助けてもらったときなど、当事者間ではもちろん感謝しあっていたのですが、周囲に貢献が広まることはそれほど多くありませんでした。そのような社内の貢献や感謝を広く共有したいのだという意義をメンバーに伝えました。

佐々木:導入推進チームのリーダーを河内にお願いして大正解だったと思います。河内は社内から慕われていますし、社長の私が「使ってくれ」と言うと強制感が出てしまいますから。河内がうまく呼びかけて、皆の共感を得てからスタートできたのがよかったですね。

▲導入時の説明資料

――現場浸透チームの皆さんはどのような基準で選出されたのでしょうか。

佐々木:ポイントは2つです。まず、オープンマインドで周囲も「この人にはいろいろ聞きやすい」と思えるような人であること。もう1つは、「Uniposをあまり使ってくれないかも」という人であること。そういった人をあえて選ぶことで、「先に巻き込んでしまおう」という狙いがありました。これは正解でしたね。

――Uniposに関するルールは決めましたか。

河内:お客さまに関する情報を詳細に書かないこと。それから、感謝だけでなく「がんばろう」のような応援、鼓舞などのメッセージも投稿OKにしました。社内で共有することに意味のあるメッセージであれば、どんどん投稿してほしいと思ったからです。

佐々木:あとは、先ほども申し上げたように「絶対に使用を強制しないこと」ですね。社員には自由意志で楽しみながらUniposを使ってほしかったのです。

お客さまの声もUniposを通じて見えてくるようになった

――Uniposを見ていて印象的な投稿はありますか。

河内:当社では1社のお客さまに対して、支援領域ごとに担当者が異なります。そのため、お客さまからいただいた担当者へのお褒めの言葉を、別の担当者がUniposで「お客さまがAさんのことをこんなふうに褒めていましたよ」などと伝えることがあります。

具体的には、当社には70歳で現役のメンバーがいるのですが、その人に向けてお客さまから「あの方のように生涯現役でいたい」とおっしゃっていただきました。その言葉を受け取った社員が、Uniposを通じてお客さまの声を伝えていて、とても胸が熱くなりました。

▲Uniposを通じてお客様の声をシェア。感謝された担当者への称賛にも、社内への周知にも役立つ

これまで当事者以外にはなかなかお客さまの声を共有できなかったのですが、Uniposのおかげで、私たち周囲の者にもお客さまの声がわかるようになったのです。

ほかにも、社員同士のやりとりを第三者として見ていたメンバーからの「◯◯さんの優しさを感じました」という投稿や、導入翌日にメンバーが「ピアボーナスのやり方を覚えたら最初に送ろうと思っていました」と綴ってくれた投稿は印象に残っています。

▲周囲の仲間ががんばる様子を見守っていた第三者からのUnipos。当事者間ではなくとも、気づいた人がメッセージを送れるのもUniposの有効な活用方法の一つ

また、新入社員が入ってきたときには「佐々木総研へようこそ」と歓迎するUniposが送られていたのですが、それを見て私自身、「Uniposをそんなふうに使えるんだ!」と驚きました。 ▲コロナ禍で歓迎会もできない中、ウェルカムメッセージは拠点が離れていても伝わる手段に。

佐々木:私が印象に残っているのは河内の投稿です。20代の河内から60代の部長にUniposを送っていたのですが、その内容が仕事とはまったく関係なく、部長のキャラクターを称えるような楽しい内容の投稿だったんです。その投稿を見て、周りも「上司に対してこんな気軽に投稿していいんだ」と思ったことでしょう。実際にその投稿をきっかけに、私や会長を含めた上長への投稿が増えたと思います。社員からUniposがもらえると、めちゃくちゃ嬉しいです!(笑)

社内が可視化されリモートワークのデメリットが補えただけでなく、今まで見えていなかった意外な嬉しい発見も

――Uniposの導入効果についてはどのように感じていますか。

佐々木:まず、「コロナ禍で社内が見えなくなった」という課題については十二分に効果が発揮されていると感じています。たとえばUniposでは「郵便物を仕分けてくれてありがとう」のような投稿がよく送られています。これって、まさに“同じオフィスにいないと見えない貢献”なんです。コロナで見えなくなっていたものが、Uniposで見えるようになりました。

▲同じオフィスにいないと見えなかった貢献が可視化

もう1つの課題である「部署間の連携不足」ですが、こちらはUinposのおかげで意外なことがわかりました。私がそれまで知らなかった「部署をまたいだ担当者同士の連携」が、Uniposで見える化されたのです。私は部署間がもっと分断されていると思っていたのですが、どうやら部署が違っても担当者同士は助け合いながら業務を進めていたようですね。

▲同じオフィスにいても見えづらかった「部署を超えた連携」が可視化

河内:当社は北九州市と福岡市の2拠点にオフィスを持っています。これまで、福岡オフィスからは月に1回、メンバーが北九州オフィスに来て情報交換や交流をおこなっていました。ところがコロナ禍で移動ができなくなり、今まで以上にほかの拠点で何が起きているのかわからなくなりました。また、リモートワークになったことで、業務で助けてもらった人にお礼を言いたくても、出社のタイミングが合わずに伝えられないということもありました。そうした課題がUniposによって解消されたと感じています。

さらに、当社は正社員のほかにパートさんも多くいるのですが、パートさんもUniposを積極的に活用してくれているのも嬉しい点です。パートさん同士が話し合いながら、創意工夫して仕事を進めていることが、Uniposで見えるようになりました。

マネジメント面でもUniposを有効活用。適材適所な組織編制に活かせる希望も。

――マネジメントする立場として、Uniposの効果をどう感じますか。

佐々木:社員同士の助け合いが見えるようになったことは、マネジメントする上で非常によいことです。というのも、マネジメントをしている中で、「頭では何となくこうだろうと考えていたことと実態が違っていた」ということが起きうるからです。Uniposで社内が可視化されることで、実態に基づいたマネジメントができるようになったと感じています。この点については、私だけでなく、部長など管理職も同じことを言っていました。また、Uniposを通じてメンバー同士の相性や適性などが見えてくることは、組織編成や人材配置などにも活用できる可能性を感じています。

▲メンバー同士の関係性が伺える投稿も

Uniposは”誰一人置いていかないDX”を支援する仕組み

――Uniposの費用対効果についてはどう感じていますか。

佐々木:Uniposは短期的に売上を伸ばすことが目的ではないので、費用対効果で図るのは難しいソリューションです。中長期で見たとき、サービスの向上などに確実に寄与してくれると思っています。

――Uniposの導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

佐々木:当社は医療や介護事業のお客さまが多いのですが、そうした業種は今非常に大変な時期です。だからこそ、Uniposをお客さまにも広めていきたいと考えています。

台湾のデジタル担当大臣であるオードリー・タン氏は、DXについて「インクルージョン(包括)が重要だ」と述べています。包括、つまり「誰一人置いていかないことが大事」だということです。私はこの考え方に強く共感しています。そして、Uniposこそまさに誰一人置いていかないDXを支援する優れた仕組みだと思います。

――ありがとうございました。

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