2022.01.25

Uniposで社内コミュニケーションを活性化しテレワーク移行。オフィス面積半減、採用人数は2倍に

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小売業向けの需要予測型自動発注システムを提供するシノプス。営業、エンジニア、管理部門という3つの部門で構成されている同社ですが、数字で評価しやすい営業と違って、エンジニアと管理部門については成果評価がしにくいという課題を抱えていました。そこで、同社は社内の見えにくい貢献の可視化を目的にUniposを導入。その結果、エンジニアや管理部門の貢献が可視化できたことに加えて、マネジメントや採用面への効果も生まれたといいます。また、社内コミュニケーションが活性化されたことで、全面テレワークへ踏み切り、オフィス面積を半減させるという決断にもつながったのだとか。Uniposを導入した経緯や導入の効果について、取締役 管理部 部長・島井幸太郎 様、管理部 経営企画室 広報担当・ライラ 未遊 様に伺いました。

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  • 導入前の課題感:バックオフィスの見えにくい貢献を可視化したい
  • 運用のポイント:独自の利用レポート配信や表彰制度で盛り上げる
  • 導入後の効果 :
    ・見えにくかったバックオフィスメンバーの貢献が可視化
    ・Uniposで情報を共有できるようになり拠点や部署ごとの情報格差がなくなった
    ・Uniposでのやりとりから専門性を持つ社員を発掘できるように
    ・「自分の行動の何がよかったのか」が明確にわかるので次の行動に生かせる
    ・結果だけでなくプロセスを称賛してもらえることでモチベーションアップにつながる
    ・「言わなくてもわかるだろう」という暗黙知が減り、社内の情報がしっかりと周知されるように
    ・「関係性の希薄化」というテレワークの弱点を補えたことで全面テレワークに移行
    ・Uniposをきっかけにマネージャー層と若手社員の交流が活性化。マネジメントにも効果的
    ・社員への投資を惜しまない会社という印象がつき、採用にもプラスの効果を発揮
    ・テレワーク移行により通勤圏外からの採用も可能となり、採用人数は2倍に
    ・他部署へのネガティブな声がなくなり、組織としての一体感が高まった

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社内の、一見すると目立たない沢山の大きな貢献を可視化したい

――Uniposを導入することになった組織課題について教えてください。

島井:弊社は主に食品系の大手小売企業様に、需要を予測して自動発注するシステムを開発・提供しているソフトウェアメーカーです。社内には営業のほかにエンジニアや管理部門があるのですが、特に営業が強い会社のため、エンジニアと管理職の成果評価ができていないのではないかという課題感を持っていました。

――営業は数字で評価しやすいですが、エンジニアや管理部門は難しいですよね。

島井:そうなんです。過去の取り組みでは、エンジニアや管理部門の見えにくい貢献を可視化するため、手書きで感謝のメッセージを書いて送り合う「サンクスカード」を実施した時期もありました。ですが、IT企業ということもあり、手書きのメッセージはあまり浸透しませんでした。感謝を伝える文化はもともとあったのですが、SlackのDM等で送ることが多く、当人同士で閉じてしまっていたのです。これでは、どれだけ大きな貢献であっても他の社員は知ることができません。

「サンクスカード」の取り組みの結果を踏まえて、社員の成果を全体に共有するための施策として、「モースト・ワンダフル・パーソン(MWP)」という投票制度を行ったこともありました。「MWP」は、社員一人ひとりが“もっとも活躍したと思う人”に投票する施策だったのですが、これもうまくいきませんでした。ただ投票するだけでは、選ばれた人がどんな成果をあげたのかがほかの人にはわかりませんし、1人1票なので「1人に決めきれない」という声もありました。さらに、社員数が増えるにつれて投票が機械的になり、投票されるのが普段から目立つ人に固定されてしまっていました。そういった事情から、何か別のシステムを導入する必要があると考えていたところ、Uniposと出会ったのです。

――Uniposの印象はいかがでしたか。

ライラ:こんなサービスがあったんだ! と驚きました。表彰制度の「MWP」は、選ばれた人の貢献については全体で共有できても、そこから漏れてしまった人の貢献はわかりません。逆にSlackのDMは、一人ひとりが「ありがとう」を伝えることはできますが、その内容を全体で共有できません。一人ひとりの「ありがとう」を全体で共有できるUniposは、MWPとSlackのDM、それぞれの良いところを一緒にしたようなサービスだなと思いましたね。

独自レポートと表彰制度でUniposの活用を盛り上げる

――Uniposをどのように活用されていますか。

島井:最初こそ業務関係で感謝を伝えるやりとりが多かったのですが、だんだんと業務とは関係のないちょっとした内容も投稿されるようになり、今では様々な機会で気軽に使ってもらえています。

ライラ:「sinoposレポート」というUniposに関する独自のレポートを社内に配信したり、その中で「もっとも多くの投稿をおくったメンバー」や「もっとも拍手をしたメンバー」などを表彰したりしてUniposを盛り上げています。「MWP」のときも社員はランキングで盛り上がっていたので、Uniposでも取り入れました。結果としてすごく盛り上がってくれていて、利用率も現在は80%を維持しています。

また、ハッシュタグ機能も投稿促進に役立っています。最初は弊社独自のハッシュタグを作って、そのハッシュタグに合った文章を書くよう推奨したのですが、結果的に「投稿をハッシュタグで補足する」という文化が根付きました。

▲もっとも多くの人から拍手を集めた投稿

▲様々な観点から表彰

▲新卒から上司へ送られた投稿。ハッシュタグのユニークさにも注目

拠点や部署間の情報格差がなくなり、見えにくい貢献が可視化された

――Uniposの効果についてどう感じられていますか。

島井:当初の狙い通り、今まで注目されやすかった人と同じくらい、バックオフィスの社員の名前もUniposで見るようになりました。また、拠点や部署ごとの情報格差もなくなりました。

弊社は東京と大阪に拠点があり、営業部隊はほとんどが東京にいます。つまり、営業情報は東京に集まるわけです。ところが、大阪本社からすると東京の状況はよくわかりません。また、本社フロアも広くなり、管理部門と技術部門が分かれているので、お互いの雰囲気がわからなくなっていました。Uniposを導入したことで、拠点や部署を越えたやりとりが生まれ、さらに全社に見える化されたことで情報格差もなくなり、よりスムーズな連携ができるようになったと感じています。

ライラ:私自身は広報という立場ならではの効果を実感しています。投稿に対して普段あまり接しない人から拍手をもらうと、「この人はこの話題に興味があるんだな」ということがわかるんです。そうすると、後日その話題について話を聞きたいときに、「あのとき拍手してくれた人に聞きに行こう」と目星をつけておくことができます。

たとえば、Webサイトやメディアのインタビューを受けてくれる社員を探す場合、「取材対応に感謝するUnipos」に拍手をくれていた人なら、次の取材依頼を受けてくれそうですよね。また、Uniposでのやりとりを見ていれば、誰がその取材テーマについて専門性を持っているのかといったこともわかります。

そういう意味で、拍手機能ってすごくおもしろいと思います。1人が1拍手した場合と10拍手した場合だと、その人の「うなずき度合い」がわかる気がするんです。10拍手もくれたのなら、その事柄について相談しても嫌がられることはなさそうですよね(笑)。この感覚って、社内のいろいろな人と会う広報ならではかもしれません。

――拍手数でその人の温度感がわかるというのはおもしろい捉え方ですね。

▲拠点や部署を越えて多くの拍手が集まった投稿

“何がよかったのか”というフィードバックが次の行動に生きてくる

ライラ:Uniposをもらうことで、自分の行動の何がよかったのかがわかるのも大きなメリットです。個人間でのお礼では、詳細を書くことなく簡単な感謝で済ませがちです。しかし、それでは自分の何がよくて感謝されたのかが曖昧になってしまいます。Uniposの場合は全社に公開されるわけですから、投稿する人もちゃんと周りに伝わるように、そのときの状況や背景を詳細に書いてくれます。そうすると、結果として“何がよかったのか”というポイントが自分にフィードバックされて、「ここが感謝されるポイントなんだ」「自分では気づいていなかったけど、これってすごいことだったんだ」という学びになり、次の行動に生かせるんです。

仕事の過程で、その都度褒めてもらえるのもいいですよね。これまでは仕事が一定のところまで達していないと評価されませんでしたが、Uniposだと小刻みにポジティブなフィードバックが受けられます。結果だけでなく、その過程自体が認められるので、社員のモチベーションは向上し、よりポジティブに仕事に取り組めると感じています。

▲ポジティブなフィードバックが小刻みに送られる


▲「何がよかったのか」という学びが得られた投稿

Uniposで仕事を可視化したことで、テレワーク移行後オフィス半減に

――コロナ禍でUniposが役立っていることはありますか。

島井:Uniposはコロナ禍でもとても役立っています。弊社はコロナ禍になって、ほとんどの社員がテレワークで勤務しているのですが、その中で“誰が何をやっているのかがわかりにくくなった”という課題を抱えていました。しかし、Uniposを導入したことで、誰がどんな人と関わって、どんな仕事をしているのかが明確に見えるようになったのです。

また、暗黙知が減ったこともUnipos導入の効果だと思います。口頭で「ありがとう」を伝えられる場合、わざわざテキスト化して全社に共有したりしないですよね。ところが、テレワークになったことで会えなくなり、感謝を伝える手段がUniposになりました。すると、投稿する側が、ほかの社員にも投稿の背景がわかるようにUniposを書いてくれるようになったのです。「言わなくてもわかるだろう」という暗黙知が減り、社内の情報がしっかりと周知されるようになりました。

実は、弊社はコロナ禍が収束してもリモート体制を続行することにしています。2021年6月には本社オフィスを半減させることも決めました。オフィス半減による大幅なコスト削減が可能になったのは、Uniposのおかげでもあります。リアルで会えないことによる関係性の希薄化をUniposで補えると確信したからこそ、全面的なテレワークに舵を切ることができたのです。

マネジメントや採用面でも効果を発揮。Uniposが内定者の不安解消に役立つ

――マネジメントや採用の観点から感じるメリットや効果はありますか。

島井:ありますね。たとえば私は若手に声をかけづらいんですよ。人事の責任者が突然話しかけたら、やっぱりびっくりされるじゃないですか。そんなときにUniposの投稿をきっかけにすると、自然に話しかけることができるんです。Uniposを通じて自然に社員の状況を確認できるようになって、マネジメントがやりやすくなったと感じています。

採用面でもUniposの効果が出ています。これまでは通勤の関係で、本社近くの関西で採用するしかなかったのですが、テレワークに切り替えたことで通勤圏外の地域でも採用できるようになりました。テレワークに対して不安を持つ学生もいますが、そういうときはUniposの説明をして不安を解消しています。

ライラ:Uniposを使うのを楽しみにしてくれている内定者も多いんです。それに、Uniposのようなシステムを導入していることで、社員への投資を惜しまない会社なんだということを具体的に示すことができます。単に聞こえのいいことを言っているだけじゃないと、わかってもらえるのは大きいですね。

新卒にとってもUniposは役立っています。テレワークということもあり、新卒はなかなか社内のことがわかりません。ですが、Uniposでの気軽なやりとりを見ることで、難しい専門用語ではなく平易な感謝の言葉を通して業務を理解したり、誰が誰とどんなふうに働いているのかという状況を知ったりと、社内についての知識を得られるのです。

費用対効果は抜群。組織としての一体感を高めてくれる

――最後にあらためてUniposについて思うところをお聞かせください。

島井:様々な部署が同じプロダクトに関わっていることもあり、これまでは評価時期になると「他部署のこの人のこういうところがダメ」というネガティブな声が上がることもありました。Unipos導入後はそういうことがなくなり、組織としての一体感が高まっていると感じます。これは、Uniposを通して他部署やほかの人の大変さ、仕事の背景などが理解されるようになったからだと思います。

当社の場合はUniposによって組織を変えたことでオフィス面積を半分にするというコスト削減と、それに加えて採用におけるプラス効果を得ることができました。そういう意味で、Uniposの費用対効果は抜群だと思いますよ。

――ありがとうございました。

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